Klikzink
Wanneer felsplaten of klikfels vanuit Ede naar een Belgische werf gaan, is de btw geen kwestie van een vakje aankruisen op de factuur. Er moet een dossier op tafel liggen dat aantoont wie de afnemer is, waarvoor het materiaal dient en wie welke rol speelt in de keten. Ontbreekt een van die stukken, dan loopt de factuur fout en betaalt uiteindelijk iemand de rekening die dat niet had verwacht. Deze pagina zet op een rij wat er precies nodig is, wie dat aanlevert en hoelang het geldig blijft.
Het uitgangspunt is telkens dezelfde vraag: is de afnemer een onderneming met een geldig Belgisch btw-nummer, of is het een particulier die op eigen naam laat bouwen of verbouwen? Bij een levering aan een Belgische onderneming, bijvoorbeeld een aannemer die het materiaal doorverkoopt en plaatst op de werf van zijn klant, wordt de btw doorgaans verlegd naar die onderneming. Bij een levering aan een particulier, iemand die rechtstreeks bij ons bestelt zonder tussenkomst van een geregistreerde onderneming, ligt dat anders en komt de Belgische btw meestal wel op de factuur terecht. Die twee routes vragen elk hun eigen documenten, en dat is precies waar deze pagina over gaat.
Het eerste en belangrijkste document is het geldige Belgische btw-nummer van de afnemer. Dat nummer alleen noteren is niet genoeg: het moet gecontroleerd zijn op het moment van de levering, via het Europese systeem waarmee ondernemingen elkaars btw-nummer kunnen verifiëren. Wij bewaren die controle als bewijsstuk bij de factuur. Is de afnemer een aannemer die het dak of de gevel plaatst voor een bouwheer, dan staat het btw-nummer van die aannemer op de bestelling en op de factuur, niet dat van de eindklant. Verandert de aannemer tijdens het project, bijvoorbeeld omdat de oorspronkelijke aannemer failliet gaat en een ander de werf overneemt, dan moet dat nummer opnieuw gecontroleerd en vastgelegd worden voordat er nog materiaal vertrekt.
Naast het btw-nummer vragen wij een bevestiging van de bestemming: gaat het materiaal naar een adres in België, en is dat adres de werf zelf of een tussenmagazijn? Dat lijkt een detail, maar het bepaalt mee hoe de levering administratief verwerkt wordt. Een aannemer die felsplaten eerst naar zijn eigen loods laat komen om ze daar te snijden op maat voordat ze naar de werf gaan, moet dat vooraf melden, zodat de leveringsdocumenten bij de juiste locatie aansluiten.
Om de btw-vrijstelling bij een intracommunautaire levering te kunnen toepassen, moet aantoonbaar zijn dat de goederen daadwerkelijk België hebben bereikt. Dat bewijs bestaat uit een combinatie van stukken: de vrachtbrief of het transportdocument, een ondertekend afleveringsbewijs van de aannemer of de bouwheer op de werf, en de pakbon die aangeeft welke sneden en welke lengtes op welke pallet zitten. Bij platen tot acht meter op maat gesneden, is die pakbon geen formaliteit maar een controlemiddel: de aannemer tekent voor ontvangst van precies die stukken, in precies die maat, en dat document sluit de keten.
Wij stellen die vervoersdocumenten op vanuit Ede, maar de ondertekening bij aflevering is aan de aannemer of aan wie op de werf bevoegd is om te tekenen. Is er niemand aanwezig op het moment van levering, dan raden wij aan dat vooraf te regelen, want een lege pallet zonder handtekening is geen bewijs. Dat is ook een van de punten waar het geregeld misgaat, zoals wij toelichten bij [wat er misgaat bij de btw op een levering over de grens](/belgie/btw-over-de-grens/wat-gaat-er-mis). Een leveringsbewijs blijft in principe geldig zolang de onderliggende factuur en de controle van het btw-nummer bewaard blijven; in de praktijk betekent dat een bewaartermijn die overeenkomt met de algemene bewaarplicht voor boekhoudkundige stukken, en die ligt in België op meerdere jaren.
De documenten die nodig zijn, hangen sterk af van wie de afnemer is. Bij een levering aan een Belgische onderneming met een gecontroleerd btw-nummer volstaan het btw-nummer, het leveringsbewijs en de facturatie zonder Nederlandse btw, waarbij de Belgische onderneming de btw zelf aangeeft via het verleggingsmechanisme. Bij een levering aan een particulier ligt dat anders: er is geen btw-nummer om te controleren, en de regelgeving rond drempelbedragen voor grensoverschrijdende verkoop aan particulieren bepaalt of wij Nederlandse of Belgische btw aanrekenen. Dat drempelbedrag verandert weleens, en het actuele cijfer vindt u bij de Federale Overheidsdienst Financiën of bij uw eigen boekhouder; wij noemen hier geen bedrag omdat het jaarlijks kan wijzigen.
In de praktijk komt een particuliere aankoop meestal voor bij een kleinere verbouwing, bijvoorbeeld een dakkapel waarbij de eigenaar zelf rechtstreeks bij ons bestelt zonder aannemer als tussenpersoon, een situatie die we uitgebreider behandelen bij [de btw bij een dakkapel of uitbouw die vanuit Ede geleverd wordt](/belgie/btw-over-de-grens/dakkapel-of-uitbouw). Bij een groter project, zoals een bedrijfsgebouw of een schoolgebouw, loopt de bestelling vrijwel altijd via een aannemer met een geldig btw-nummer, en dan is de documentatie eenvoudiger omdat het verleggingsmechanisme van toepassing is.
Om de levering vlot te laten verlopen, verwachten wij van de aannemer een aantal zaken op voorhand. Ten eerste het btw-nummer, zoals gezegd, met de naam van de onderneming zoals die geregistreerd staat, zodat er geen discrepantie ontstaat tussen de naam op de factuur en de naam bij de controle. Ten tweede een duidelijk leveringsadres, met vermelding of dat de werf zelf is of een tussenlocatie. Ten derde, bij een grotere bestelling met meerdere sneden en lengtes, een bevestigde maatvoering, zodat de pakbon bij levering exact overeenkomt met wat er besteld is en er geen discussie ontstaat over welke lengte waar terechtkomt.
Daarnaast is het verstandig dat de aannemer op voorhand laat weten wie op de werf bevoegd is om het afleveringsbewijs te tekenen, zeker bij een levering op een moment dat de aannemer zelf niet aanwezig kan zijn. Bij grotere werven, waar meerdere onderaannemers actief zijn, ontstaat hier weleens onduidelijkheid: de ene onderaannemer tekent voor ontvangst zonder te weten dat hij daarmee het bewijs van intracommunautaire levering mee ondertekent. Wij raden aan dat vooraf helder te maken, ook omdat een onvolledig of foutief afleveringsbewijs later niet meer eenvoudig te herstellen is.
Wilt u zeker zijn dat de btw bij uw levering correct verloopt, dan geeft u ons voorafgaand aan de bestelling het Belgische btw-nummer van de afnemer door, samen met het definitieve leveringsadres en de naam van wie op de werf mag tekenen voor ontvangst. Twijfelt u of uw situatie onder de regeling voor ondernemingen of voor particulieren valt, neem dan contact met ons op vanuit Ede: wij bekijken samen met u welke documenten in uw geval nodig zijn, zodat de factuur meteen correct is en er achteraf geen discussie ontstaat over de btw.