Klikzink
Wie een felsdak levert voor een school, een gemeentehuis of een andere overheidsopdracht, komt in een ander btw-traject terecht dan bij een gewone opdracht voor een bedrijf. De opdrachtgever is dan geen gewone Belgische onderneming, maar een overheid, een OCMW, een gemeente, een intercommunale of een schoolbestuur. Die instanties hebben niet altijd een normaal btw-nummer voor economische activiteit, en dat verandert hoe de factuur over de grens moet worden opgesteld.
Bij een gewone Belgische onderneming met een geldig btw-nummer werkt de verlegging van btw in de praktijk vlot: wij leveren de felsplaten vanuit Ede, de Belgische afnemer geeft zijn btw-nummer op, en de factuur gaat zonder Nederlandse btw naar België. De afnemer regelt de Belgische btw zelf via zijn eigen aangifte. Bij een school of openbaar gebouw is die stap niet automatisch. Een gemeente of schoolbestuur is voor een deel van haar activiteit vaak niet-belastingplichtig, en heeft daardoor niet altijd een btw-nummer dat bruikbaar is voor deze levering. Dat moet vooraf worden uitgezocht, niet pas bij de facturatie.
Bij een aanbesteding met een bestek is er meestal een aannemer die het dak plaatst, en een opdrachtgever die de eisen vooraf heeft laten opschrijven door een architect of studiebureau dat het dak niet zelf legt. Wij leveren in dat geval niet rechtstreeks aan de school of de gemeente, maar aan de aannemer die de opdracht heeft binnengehaald. Die aannemer is een gewone Belgische onderneming met een btw-nummer, en de levering van de felsbanen aan hem verloopt dan zoals bij elke andere grensoverschrijdende levering aan een Belgische ondernemer, zoals wij ook toelichten bij [btw bij levering over de grens bij een felsdak in België](/belgie/btw-over-de-grens).
Het wordt anders zodra de opdrachtgever zelf materiaal aankoopt en dat ter beschikking stelt aan de aannemer, iets wat bij overheidsopdrachten wel voorkomt wanneer een bestuur zelf materialen inkoopt om kosten te besparen of om een merk of type voor te schrijven. In dat geval leveren wij rechtstreeks aan de school, de gemeente of de intercommunale, en dan moet eerst worden nagegaan of die instantie voor deze aankoop optreedt als btw-plichtige of niet. Een gemeente die een sporthal laat bouwen die ook verhuurd wordt, kan voor dat deel btw-plichtig zijn; een school die een klaslokaal laat overkappen zonder enige economische activiteit, doorgaans niet. Dat onderscheid bepaalt of de verlegging van btw kan worden toegepast, of of er Nederlandse btw op de factuur moet komen die de opdrachtgever niet kan terugvorderen.
Om een levering zonder fouten te laten verlopen, hebben wij een paar gegevens nodig, en die vragen wij het liefst al bij de offerteaanvraag, niet pas bij de bestelling. Ten eerste het geldige Belgische btw-nummer van de partij die de factuur ontvangt, met de juiste naam en het juiste adres van de rechtspersoon. Bij een aanbesteding is dat niet altijd de school zelf, maar kan het de gemeente zijn, het schoolbestuur, of een aparte vzw die de bouw beheert. Wij hebben liever een keer te veel gevraagd dan een factuur die achteraf moet worden herzien.
Ten tweede moeten wij weten wie de eindafnemer is voor de plaatsing: de aannemer die het bestek heeft binnengehaald, of de opdrachtgever die zelf inkoopt. Bij een aanbesteding met een lastenboek staat dat meestal duidelijk omschreven, maar de gangbare praktijk wijkt soms af van wat op papier staat, en wij vragen daarom altijd naar de feitelijke besteller. Ten derde is het nuttig om te weten of het gebouw onder de tienjarige aansprakelijkheid valt zoals bij elk ander bouwproject, en of er een postinterventiedossier wordt opgesteld door de veiligheidscoördinator, want dat raakt weliswaar niet de btw-behandeling, maar hoort wel bij de documentatie die bij een schoolgebouw of openbaar gebouw standaard wordt bijgehouden.
Stel dat een gemeente een aanbesteding uitschrijft voor de vervanging van het dak van een gemeenteschool, met een bestek opgesteld door een architectenbureau dat niet zelf plaatst. De aannemer die de opdracht wint, bestelt de felsbanen bij ons met opgave van zijn eigen btw-nummer. Wij factureren aan de aannemer zonder Nederlandse btw, de aannemer verlegt de btw in zijn eigen aangifte, en factureert op zijn beurt met Belgische btw aan de gemeente volgens de regels van de overheidsopdracht. Dit traject verschilt niet wezenlijk van een gewone opdracht voor een bedrijfsgebouw, zoals uitgelegd bij [btw bij levering over de grens bij een bedrijfsgebouw](/belgie/btw-over-de-grens/bedrijfsgebouw).
Stel nu dat dezelfde gemeente ervoor kiest om de felsbanen zelf aan te kopen, om een bepaald type of kleur voor te schrijven, en ze vervolgens gratis ter beschikking te stellen aan de aannemer die enkel de plaatsing uitvoert. Dan factureren wij rechtstreeks aan de gemeente. Als die gemeente voor dit specifieke gebouw niet als btw-plichtige optreedt, komt er Nederlandse btw op de factuur, en die btw kan de gemeente niet terugvorderen. Dat verhoogt de kostprijs van het project, en het is iets wat een gemeente of schoolbestuur beter vooraf laat nagaan door haar eigen boekhouder of een fiscaal adviseur, niet pas nadat de bestelling al geplaatst is.
Wij kunnen op basis van het opgegeven btw-nummer nagaan of het geldig is, maar wij kunnen niet beoordelen of een gemeente, OCMW of schoolbestuur voor een specifieke aankoop als btw-plichtige geldt. Die inschatting hoort bij de opdrachtgever zelf, vaak in overleg met de eigen financiële dienst of een externe adviseur. Bij twijfel raden wij aan om deze vraag te stellen vóór de aanbesteding wordt gepubliceerd, zodat het bestek al de juiste btw-behandeling voorschrijft en de inschrijvende aannemers hun prijs daarop kunnen afstemmen. Een bestek dat hierover zwijgt, leidt vaak tot discussie achteraf, wanneer de facturen al verstuurd zijn en een correctie meer moeite kost dan een vraag vooraf.
De algemene werking van de verlegging van btw bij grensoverschrijdende levering, inclusief wat een gewone Belgische onderneming moet aanleveren, staat beschreven op de pagina over btw bij levering over de grens bij een felsdak in België. Voor een school of openbaar gebouw komt daar dus de extra stap bij om vooraf te bepalen of de opdrachtgever zelf als btw-plichtige optreedt, en wie in de keten de factuur ontvangt.
Wilt u een aanbesteding voorbereiden of loopt er al een bestek waarbij wij rechtstreeks aan de opdrachtgever moeten leveren, dan denken wij graag mee over de juiste btw-behandeling en de gegevens die daarvoor nodig zijn. Neem tijdig contact met ons op, liefst al tijdens de voorbereiding van het bestek, zodat de facturatie meteen correct verloopt en er geen vertraging ontstaat wanneer de werf al gepland staat.