Klikzink
Wij leveren onze felsplaten en klikfels vanuit Ede in Nederland naar werven in heel België. Dat is een gewone zaak binnen de Europese interne markt, maar juist omdat het zo gewoon aanvoelt, gaat de btw-behandeling regelmatig mis. Niet omdat de regels ingewikkeld zijn, maar omdat niemand op de werf zich op tijd afvraagt wie welk btw-nummer moet doorgeven en aan wie de levering nu precies gebeurt. Het gevolg merkt de aannemer meestal pas bij de oplevering of, erger nog, pas bij een controle: een factuur die opnieuw moet, een naheffing, of een discussie met de klant over wie het verschil betaalt.
De meest gemaakte fout is dat een levering aan een Belgische onderneming wordt behandeld als een gewone verkoop met Nederlandse btw, terwijl het om een intracommunautaire levering gaat. Bij een levering aan een onderneming met een geldig Belgisch btw-nummer wordt de Nederlandse btw niet aangerekend: de verlegging van heffing zorgt ervoor dat de Belgische afnemer de btw zelf aangeeft in zijn eigen aangifte. Wij hebben daarvoor het geldige btw-nummer van de afnemer nodig, en dat nummer moet correct en verifieerbaar zijn op het moment van de levering, niet pas achteraf. Gaat dat mis, dan staat er alsnog Nederlandse btw op de factuur, en die btw kan de Belgische aannemer niet zomaar terugvorderen via zijn eigen aangifte. Hij moet dan een teruggaafprocedure in Nederland doorlopen, en dat kost tijd en administratie die niemand had ingepland.
De omgekeerde fout komt ook voor: een levering die eigenlijk aan een particulier gebeurt, wordt administratief behandeld als een levering aan een onderneming omdat de bestelling via de aannemer loopt en op naam van zijn bedrijf staat. Wie de platen bestelt is dan niet noodzakelijk wie ze uiteindelijk gebruikt, en dat onderscheid is precies waar het bij de btw om draait.
De levering aan een Belgische onderneming en de levering aan een particulier lopen fundamenteel anders, en dat verschil is de kern van waar het misloopt. Bij een levering aan een onderneming met een geldig btw-nummer geldt de intracommunautaire regeling: geen Nederlandse btw op de factuur, verlegging naar de afnemer, en een correcte vermelding op de intracommunautaire opgave die wij als leverancier indienen. Bij een levering aan een particulier ligt dat anders. Een particulier heeft geen btw-nummer om te verleggen, dus is de vraag waar de btw verschuldigd is een andere afweging, die samenhangt met drempels voor verkoop op afstand binnen de Europese Unie. Wordt de felsplaat rechtstreeks aan een particuliere bouwheer gefactureerd, dan is dat een ander dossier dan wanneer de aannemer de platen koopt en ze vervolgens, als onderdeel van zijn werk, aan die particulier doorfactureert samen met de plaatsing.
In de praktijk zien wij dat een aannemer soms voor het gemak zijn eigen btw-nummer opgeeft terwijl de bestelling eigenlijk voor een klant is die rechtstreeks met ons wilde afrekenen, of omgekeerd: dat een particulier zelf bestelt terwijl de aannemer de plaatsing en dus het grootste deel van het dossier voor zijn rekening neemt. Wie uiteindelijk de contractuele afnemer is van de levering, bepaalt het regime, en dat moet dus vóór de bestelling vaststaan, niet worden uitgezocht als de factuur al verzonden is.
Om een levering over de grens goed te laten verlopen, hebben wij een beperkt maar precies dossier nodig, en de aannemer die dat vooraf klaarzet, bespaart zichzelf en ons achteraf gedoe. Ten eerste het geldige Belgische btw-nummer van de afnemer, met de naam van de onderneming zoals die geregistreerd staat, niet een handelsnaam die daar net van afwijkt. Ten tweede duidelijkheid over wie de contractuele afnemer is: de aannemer zelf, of de bouwheer met wie hij een aannemingsovereenkomst heeft. Ten derde het afleveradres op de werf, dat niet altijd samenvalt met het adres van de onderneming, en dat voor het bewijs van vervoer naar België van belang is. Wij moeten immers kunnen aantonen dat de goederen daadwerkelijk het land hebben verlaten, en daarvoor bewaren wij vervoersdocumenten bij elke levering.
Daarnaast is het verstandig dat de aannemer vooraf al weet of het dossier een verlaagd btw-tarief in aanmerking laat komen op het werk zelf, zoals wij uitleggen bij [de btw over de grens bij een dakrenovatie](/belgie/btw-over-de-grens/dakrenovatie). Dat tarief slaat op de dienst van de aannemer aan de eindklant, en staat los van de btw-behandeling van onze levering aan de aannemer, maar de twee dossiers worden in de praktijk vaak door elkaar gehaald. Een aannemer die voor zijn klant een verlaagd tarief toepast, moet nog altijd apart nagaan hoe de levering van de platen aan hem, of aan de klant, correct wordt gefactureerd.
Wordt de fout pas ontdekt bij de oplevering, dan is de goedkoopste uitkomst nog dat de factuur wordt gecrediteerd en opnieuw opgemaakt met de juiste gegevens. Dat lukt zolang het dossier nog open staat en de juiste btw-nummers alsnog kunnen worden aangeleverd. Lastiger wordt het wanneer de Belgische fiscus bij een controle vaststelt dat een verlegging is toegepast zonder dat de afnemer op dat moment een geldig btw-nummer had, of dat een particuliere levering ten onrechte als zakelijk is behandeld. Dan volgt een naheffing, en die naheffing komt niet bij ons terecht, maar bij de partij die de fout in de administratie heeft laten staan. Voor een aannemer die op meerdere werven met wisselende onderaannemers en materiaalstromen werkt, is dat een risico dat zich makkelijk laat vermijden door bij elke bestelling het btw-nummer en de identiteit van de afnemer opnieuw te bevestigen, in plaats van te vertrouwen op een gegeven dat drie jaar geleden ooit correct was.
Ook het tijdsverloop speelt een rol: een teruggaafprocedure voor onterecht aangerekende Nederlandse btw, of een correctie van een intracommunautaire opgave, loopt via twee belastingdiensten en dat gaat zelden snel. Voor een werf die op schema moet blijven, is dat geen probleem dat je nog wilt oplossen terwijl de dakdekker al op de steiger staat.
Geef bij elke bestelling helder aan wie de afnemer is: de aannemer met een Belgisch btw-nummer, of de particuliere bouwheer. Zorg dat het btw-nummer bij de bestelling geldig en correct is, en niet pas wordt nagezocht wanneer de factuur al verstuurd is. Bewaar zelf ook een kopie van de bestelbon en het afleveradres, zodat het dossier bij een eventuele controle sluitend is. Twijfelt u over uw eigen dossier, bijvoorbeeld omdat de bestelling via meerdere partijen loopt of omdat de eindbestemming pas laat vaststaat, dan bespreken wij dat vooraf met u, zodat de factuur meteen de juiste is en niet achteraf nog moet worden rechtgezet.