Klikzink
Wanneer felsplaten vanuit Ede naar een werf in België worden geleverd, komt er een btw-procedure bij die bij een zuiver Belgische levering niet speelt. Wij leveren vanuit Nederland, de werf ligt in Vlaanderen, Wallonië of het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, en dat grensoverschrijdende karakter bepaalt wie de btw aangeeft, bij wie en op welk moment. De procedure zelf is in de drie gewesten identiek, want btw is een federale en Europese aangelegenheid en geen gewestelijke bevoegdheid zoals de omgevingsvergunning dat wel is. Het verschil zit niet in de regio, maar in de vraag of de afnemer een onderneming is of een particulier.
Het uitgangspunt is telkens dezelfde vraag: wie is de opdrachtgever op de factuur, en is die opdrachtgever een btw-plichtige onderneming die zelf een geldig Belgisch btw-nummer heeft. Is dat het geval, dan verloopt de levering doorgaans als een intracommunautaire levering vanuit Nederland, waarbij wij op onze factuur geen Nederlandse btw aanrekenen en de Belgische afnemer de btw zelf aangeeft via de verlegging in zijn eigen aangifte. Is de afnemer een particulier zonder btw-nummer, dan ligt dat anders: dan wordt de levering in de regel belast waar de particulier woont, en komt de Belgische btw wél op de factuur terecht, aangerekend door de leverancier. Dat onderscheid tussen onderneming en particulier is de eerste stap in elke procedure, en het is meteen ook de stap waar in de praktijk het meest misgaat, omdat een verkeerd ingevuld btw-nummer of een ontbrekende controle de hele afhandeling vertraagt.
Voordat er iets op een vrachtwagen komt, moet vaststaan wie de afnemer is en in welke hoedanigheid die optreedt. Bij een aannemer of een bouwbedrijf vragen wij het Belgische btw-nummer op en controleren wij dat nummer in het Europese VIES-systeem, dat gratis en direct raadpleegbaar is. Klopt het nummer en is het geldig op het moment van de levering, dan kan de factuur zonder Nederlandse btw worden opgemaakt. Ontbreekt een geldig nummer, of blijkt de afnemer bij nader inzien een particulier te zijn die voor eigen rekening bouwt, dan verschuift de factuur naar het regime met Belgische btw. Een voorbeeld uit de praktijk: een aannemer bestelt felsplaten voor een werf, maar de factuur moet op naam van de bouwheer, een particulier, worden gezet omdat die rechtstreeks met ons contracteert. In dat geval is niet de aannemer maar de particuliere bouwheer de afnemer voor de btw, en verandert de procedure meteen van regime.
Bij levering aan een Belgische onderneming zit het grootste deel van het werk niet bij ons, maar bij de afnemer zelf. De onderneming die de felsplaten ontvangt, geeft de intracommunautaire verwerving aan in haar eigen periodieke btw-aangifte, en trekt de btw in dezelfde aangifte weer af als zij daar recht op heeft. Voor ons betekent dit dat wij de levering opnemen in onze eigen intracommunautaire opgave, gekoppeld aan het gecontroleerde btw-nummer. De tijd die hierin gaat zitten, is beperkt: als het btw-nummer bij de bestelling al gecontroleerd en correct is, loopt deze stap grotendeels automatisch mee met de gewone facturatie en de periodieke aangifte van de aannemer. Vertraging ontstaat vooral wanneer het nummer bij bestelling nog niet gekend is, of wanneer een onderneming pas na de levering een correct nummer doorgeeft: dan moet de factuur achteraf worden aangepast, wat zowel bij ons als bij de administratie van de aannemer extra werk oplevert.
Bij een particuliere bouwheer verloopt de procedure anders, en dat is precies waar deze pagina van de vorige afwijkt, zoals wij toelichten bij [btw bij levering over de grens bij een felsdak](/belgie/btw-over-de-grens). Omdat de particulier geen btw-nummer heeft en de btw niet zelf kan verleggen, moet de Belgische btw al op onze factuur staan op het moment van levering. Dat vergt van ons een correcte registratie voor de Belgische btw op leveringen aan particulieren, en van de particulier eigenlijk niets: hij krijgt gewoon een factuur met Belgische btw erop, zoals hij die ook van een Belgische leverancier zou krijgen. Het tempo van deze procedure ligt dan ook hoger dan bij een onderneming, want er is geen aangifte bij een derde partij nodig; de afhandeling is compleet op het moment dat de factuur wordt opgemaakt. Een veelvoorkomend geval is de particulier die zelf een tuinhuis of bijgebouw laat oprichten en de felsplaten rechtstreeks bij ons bestelt zonder tussenkomst van een aannemer: daar is de Belgische btw meteen onderdeel van de prijs, net zoals dat het geval zou zijn bij een [gevelbekleding](/belgie/btw-over-de-grens/gevelbekleding) die rechtstreeks aan een particulier wordt geleverd.
Om de procedure vlot te laten verlopen, hebben wij van de aannemer of de bouwheer een beperkt maar precies dossier nodig, en de tijd die in de hele procedure verloren gaat, zit bijna altijd in het ontbreken van een van deze gegevens. Ten eerste het geldige Belgische btw-nummer, met de naam van de onderneming zoals die ook in VIES staat, zodat er geen discussie ontstaat over wie de eigenlijke afnemer is. Ten tweede duidelijkheid over wie de factuur ontvangt: de aannemer die de felsplaten verwerkt, of de bouwheer die rechtstreeks bestelt maar de aannemer de plaatsing laat uitvoeren. Ten derde het leveringsadres van de werf, dat niet altijd samenvalt met het adres van de onderneming en dat wij nodig hebben om de levering correct te documenteren als grensoverschrijdend vervoer. Ten vierde, waar van toepassing, een verklaring over de aard van het gebouw, omdat dat gegeven meespeelt bij het toepasselijke btw-tarief op de Belgische kant van het traject, bijvoorbeeld bij een dakrenovatie in vergelijking met een nieuwbouwwoning. Wie hierover meer wil weten voor zijn specifieke project, vindt dat uitgewerkt bij de pagina die op zijn type gebouw aansluit, zoals wij dat behandelen bij [btw bij levering over de grens bij een dakrenovatie](/belgie/btw-over-de-grens/dakrenovatie) en bij [btw bij levering over de grens bij een bedrijfsgebouw](/belgie/btw-over-de-grens/bedrijfsgebouw).
In de praktijk loopt de procedure zelf, eenmaal opgestart, snel: de controle van een btw-nummer in VIES is een zaak van minuten, en de keuze tussen het regime voor ondernemingen en dat voor particulieren volgt daaruit vrijwel automatisch. De tijd die verloren gaat, zit bijna altijd vóór die stap, in de fase waarin nog niet duidelijk is wie precies de afnemer is, of in de fase waarin een besteleenheid wisselt van aannemer naar bouwheer zonder dat wij daarvan op de hoogte zijn gebracht. Een tweede plek waar tijd verloren gaat, is de aangifte bij de afnemer zelf: een onderneming die haar periodieke aangifte pas laat indient, vertraagt daarmee niet onze levering, maar wel de afhandeling van haar eigen aftrek. Voor een particulier speelt dat probleem niet, omdat de btw meteen op de factuur staat en er geen latere aangifte meer nodig is.
Wilt u felsplaten laten leveren op een werf in België, dan is de snelste weg een tijdige en correcte opgave van het Belgische btw-nummer bij bestelling, met vermelding van wie precies als afnemer optreedt: de aannemer of de particuliere bouwheer. Twijfelt u over welk regime van toepassing is op uw project, dan bekijkt u best de pagina die aansluit bij het type gebouw dat u laat optrekken of verbouwen, en neemt u voor de rest contact met ons op zodat wij de factuur meteen correct kunnen opmaken.